近年の急激な社会変化にともない、オフィスに求められる要素も変わってきました。単に「広いオフィス」「見栄えのするオフィス」から、働きやすさや機能性といった面で、業務効率・生産性向上を重視する傾向が見られます。今回は、オフィスのリニューアルに関する情報を多角的に解説します。
オフィスリニューアルが注目される背景
オフィスリニューアル が注目される背景としては、以下のようなものがあげられます。
ワークスタイルの多様化
働き方の多様化に目が向きつつあったなか、コロナ禍によってテレワークやリモートワークが急速に浸透しました。これをきっかけに、働く側の意識も変化し、本社から離れた土地に住みながら業務にあたる人も増えています。また、雇用状況では新卒以外での採用も増え、契約形態の種類も人によって異なるケースが多くなりました。働き方の多様化に目が向きつつあったなか、コロナ禍によってテレワークやリモートワークが急速に浸透しました。これをきっかけに、働く側の意識も変化し、本社から離れた土地に住みながら業務にあたる人も増えています。また、雇用状況では新卒以外での採用も増え、契約形態の種類も人によって異なるケースが多くなりました。
オフィスのあり方への意識変化
オフィスに対する意識も、単なる業務の場から居心地の良さ、働きやすさが重視されるスペースへと変化している傾向です。また業務環境により、業務効率や生産性に大きな差が出ることが一般的にも理解されてきています。
オフィスが働く人の心身に与える影響は大きく、企業としての損失を回避するための要因の一つとして捉えられるようになってきました。また、ワークスタイルが多様化する時代にあって、オフィスコミュニケーションの活発化を促す場としての役割についても重要性が増しています。
創造性とイノベーションの促進
企業の競争力強化のためには、イノベーションの促進が重要です。それをサポートするために、クリエイティブな環境やアイデアの共有をサポートするスペースの設置や、インスピレーションを与えるデザイン・カラースキームの採用が進んでいます。また作業内容に適合した環境を提供する、ABW（Activity Based Working）への対応にも注目が集まっています。
エンゲージメントの強化と人材獲得の必要性
社会的な労働力不足が続くなか、企業では人材の確保が重要な課題となっています。従業員が長時間過ごす場所であるオフィスの状態は、エンゲージメントに大きな影響を与えかねません。より魅力的で快適なオフィス環境の提供により、従業員の満足度やモチベーションを高め、離職率の低下が期待できます。
また、魅力あるオフィスづくりは、人材獲得のための採用活動にも大きなアピール材料となります。
オフィスリニューアルで得られるメリットと注意すべきデメリット
オフィスリニューアルにより期待できるメリットと、考慮すべきデメリットを解説します。
メリット
・効率と生産性の向上
リニューアルによって効率的な作業フローが構築され、従業員の生産性が向上する可能性があります。先にも示したABWへの対応、コラボレーションスペースの追加、効率的なレイアウト配置などによって、合理性に富んだ働きやすい職場が実現します。
・時代や社会の変化への対応
企業や職場に対する考え方は、時代とともに変わっていきます。可動性のあるレイアウトやフリーアドレス制の導入といった多様性のある働き方への対応、社会変化への柔軟な対応など、今後を想定したオフィスづくりをすることが可能です。
・従業員の働きやすさへの配慮
快適で魅力的なオフィス環境による従業員満足度、モチベーションの向上を図ることは、企業の成長を目指すうえで必要不可欠です。円滑なコミュニケーションの推進、心身の健全性の維持に役立ち、最終的には経営の安定化に貢献します。
・企業イメージの向上
クライアントやビジネスパートナー、社会に対して、機能的オフィスによるプロフェッショナルなイメージや従業員への配慮を示すことが可能です。また共感や賛同を集めるアピール材料となり、企業ブランドの向上につながります。
・コストの軽減
リニューアルにともないオフィス縮小が行われた場合、スペースやランニングコストの軽減効果が得られる可能性があります。また、リニューアルを機にエネルギー負荷の少ない機器類や設備を導入することでコストカットと同時に、環境負荷の軽減が可能となります。
デメリット
・費用と時間
リニューアルの程度にもよりますが、建築や設計、家具や設備の購入、移転などに関連する費用が発生します。工事や移動のために一時的な業務停止が必要となる場合には、経営上の損失が生じます。
・変化への適応
リニューアルで設備やレイアウトが変わると、従業員が新しい環境や作業スタイルに適応するまでに時間がかかる場合もあります。一部の従業員は新しい環境に適応できない可能性もあるため、リニューアルがすべての従業員にとってポジティブな影響を持つとは限りません。
・作業効率への影響
新しい設備やシステムの導入によるトラブル、作業スペースの狭小化による制約など、リニューアルによって予期せぬ問題や不具合が生じる場合があります。
オフィスリニューアルの流れ
オフィスリニューアルの一般的な流れを紹介します。
・現状の課題把握と移転による効果の明確化
はじめに、リニューアルの目的や目標を明確にし、必要な要件を特定します。例えば、現状の課題を抽出した結果、効率向上、従業員エンゲージメントの向上、ブランドイメージの強化などをリニューアルの目的にすえるなどが考えられます。
・プランニングと設計
移転か、現在のオフィスでのリニューアルかを決定したうえで、オフィスのレイアウト、デザイン、設備などを計画・設計します。従業員の作業スペース、コラボレーションエリア、会議室、共有スペースなどを検討し、ニーズに合わせた効果的な配置やデザインによる機能的なオフィスづくりを目指します。
・予算の確定と資金調達
リニューアルプロジェクトの予算を確定し、必要な資金を調達します。設計、建築工事、家具や設備の購入、専門業者の手数料や相談料など、すべての費用を取りこぼしないように確認することが求められます。
・建設・施工
リニューアル計画に基づいて建設や施工作業を実施します。
・設備の導入・システムインストール
設備や家具、機器類の導入および業務に必要なシステム、ツール、ソフトのインストールと設定作業を行います。
・移行と従業員の準備
リニューアルされたオフィスへの移行計画と準備を行います。移動日程や作業手順の説明、新しい設備の操作方法の情報共有などや業務停止がある場合の対応について周知します。
・移転、移行の実施
他の場所への移転か、現オフィスのリニューアルによっても状況は異なります。いずれの場合も、極力日常的な業務に支障がでない方法を事前に検討することが大切です。
自社の現状改善と企業成長につながるリニューアルを目指そう
リニューアルを検討する事情は、企業によって多岐にわたりますが、重要なのは現状の課題を改善し、今後の成長につながる機会とすることです。大きな分岐点として移転か現オフィスでのリニューアルかがありますが、他社の事例をできるだけ多く参考にし、自社に適した方法を選ぶことが求められます。
また、リニューアルにともなう負担を極力少なくするためには、実績のある専門業者への依頼が重要です。ウチダエスコでは、オフィスのリニューアルのサポートを幅広く提供しています。企画の段階からプロの知見を上手に活用できれば、納得のいくオフィスづくりが実現できるでしょう。オフィスのリニューアルをご検討の際は、ぜひお役立てください。
