事例紹介絆 高齢者介護システム / 絆Core
草加安行地域包括支援センター 様

地域の総合相談窓口としての業務を支える『絆』
長く使い続けられる理由は充実した機能とサポート体制

草加安行地域包括支援センター様は、埼玉県草加市に8カ所ある地域包括支援センターのうちの一つです。2009年に、社会福祉法人草加会様が草加市からの委託を受けて開設しました。開設当初から『絆 高齢者介護システム(以下、『絆』)』の地域包括支援センターシステムをご利用いただいています。管理者兼主任ケアマネージャーの菊池正樹様に、『絆』を使用してのご感想などを伺いました。

(2021年6月取材)
※コロナ禍での取材のため、マスクを着用していただいております。

『絆』のメリットはデータ検索・集計の使いやすさ

地域包括支援センターとは、介護保険の仕組みや申請方法、介護予防のサービス、認知症など、高齢者に関する相談を広く受け付ける機関です。
草加安行地域包括支援センター様では、利用者の基本情報や相談内容、対応の記録を管理するために『絆』のラインナップの一つである「地域包括支援センターシステム」を利用しています。普段の業務について、菊池様にお聞きしました。

管理者兼主任ケアマネージャーの菊池正樹様

「利用者様1名に対してスタッフ1名が付き、同じスタッフが継続して相談に乗ります。電話で相談を受けることが多いため、担当のスタッフが電話に出られない場合は、他のスタッフが『絆』でデータを検索して対応します。『絆』に記録しておくことで、スタッフ間で素早く情報共有できる体制を作っています」

続いて、『絆』のメリットや改善してほしい点について伺いました。

『絆』のメリットについて

「利用者様や市役所、民生委員の方から相談があったときに、過去の相談記録をすぐに参照できます。『絆』はデータ検索機能がかなり充実していますね。利用者様の名前だけでなく、地区、介護保険の保険者番号など、目的に合わせてさまざまなキーワードで検索できるので探しやすいです。
それに、『絆』を使うと毎月の相談件数や相談内容を報告するための資料をスムーズに作れます。統計資料の様式が豊富に用意されていて、様式に合わせて集計できるので便利です」

『絆』の改善点について

「担当者会議の記録は、利用者様1名につき1日1回しか書けない仕組みになっています。まれに1日に2回実施する場合があるので、2回目も記録できるようになると良いですね。こういった改善要望が出てきたときは、その都度ウチダエスコに伝えています」

ちょっとした操作から大規模データ移入まで、ウチダエスコには何でも相談できる

ウチダエスコのサポート体制について伺うと、菊池様は「とても助かっています」と答えてくださいました。

「聞きたいことがあるとき、ウチダエスコのサポートセンターに電話すると即座につながります。請求関係書類の締め切り前は特に忙しいので、すぐに質問できて回答がもらえるのはありがたいです。操作方法がわからなくなり、遠隔操作(リモートサポート)で解決してもらったこともあります。草加会の他の事業所では他社の介護ソフトを使用していますが、他社ではなかなか連絡がつかなかったり、質問の内容をFAXで送らなければならなかったりするので、時間と手間がかかってしまうことが多いです」

3年ごとの制度改正については、「改正のたびにスタッフが変更点を完璧に把握するのは難しいのですが、システム側で対応してもらえるので心強いです」とのお言葉をいただきました。

草加安行地域包括支援センター様では、長年『絆』の運用を続けているうちに、サーバのレスポンスが遅くなって業務効率が下がるという課題が生じました。スタッフ1名につき1台のパソコンを使用しているため、スタッフ拡充に伴いパソコンの台数が増えたことで、サーバの負荷が高くなっていたのです。そのときのウチダエスコの対応について伺いました。

「サーバのレスポンスのことを、『絆』のバージョンアップ作業で来たウチダエスコのSEに相談したら、サーバを入れ替えたほうが良いとアドバイスがありました。そこで、必要なスペックをウチダエスコに教えてもらい、2020年にサーバを入れ替えることにしました。業者からのサーバ納品が予定よりも遅れましたが、ウチダエスコのシステム入れ替えやデータ移行の作業が迅速だったので、その後の圏域変更にも無事対応できました」

草加市では2021年4月に圏域変更があり、草加安行地域包括支援センター様の担当地域が広くなりました。その準備として、2021年1月に、他社のシステムを使っていた地域包括支援センターから1,800名を超える利用者のデータを移入。ウチダエスコは基本情報のデータ移入を担当しました。

菊池様はデータ移入について、「こちらの作業は一部の情報入力だけで済みました。件数が多かったので、ウチダエスコと手分けできて非常に助かりました」と話してくださいました。

『絆』をさらに活用しながら、地域に根差した活動を続けたい

この先、『絆』でやってみたいことや、ウチダエスコに期待することについて伺いました。

「タブレットの活用に興味があります。今は『絆』に入力できるのが事務所のパソコンだけなので、利用者様を訪問するときは手書きでメモを取り、事務所に戻ってからパソコンに入力しています。タブレットを使ってその場で入力できるようになったら、より効率的だと思います。ウチダエスコにはいつも手厚くサポートしてもらっているので、スタッフからも不満は出ていません。引き続きサポートをお願いします」

最後に菊池様は、草加安行地域包括支援センターとして目指すことを語ってくださいました。

「圏域変更で担当地域が広くなったので、新たに加わった地域の方々にも、前からの利用者様と同じように利用していただくことを目指しています。地域包括支援センターが以前から主催しているイベントとして、健康体操教室、吹き矢教室、落語会などの介護予防教室があります。参加人数を減らし、感染防止対策をとりながら継続していく予定です。これまでの会場は主にセンターの周辺でしたが、新しい地域はセンターから遠いので、教室に来ていただくのが大変な方もいるでしょう。今後は会場を増やして、センターから遠いところに住んでいる方も利用しやすいようにできたら良いと考えています」

新しい地域にも根付いていくため、地域の人に向けた活動の輪を広げていきたいと語る菊池様。ウチダエスコはこれからも、システム面での支援を続けてまいります。

お客様について

社会福祉法人草加会 草加安行地域包括支援センター

【ホームページ】
http://www.sokaen.or.jp/

【所在地】
埼玉県草加市苗塚町200-2

【特徴】
草加会は1994年に設立された社会福祉法人。特別養護老人ホーム草加園から事業を始め、現在ではショートステイやデイサービスなどのサービスも行っている。2009年4月に、草加市からの委託で地域包括支援センターの事業を開始。高齢者の総合相談窓口として、地域包括支援センターについて知ってもらうための活動にも力を入れている。定期的に開催する介護予防教室の他にも、町内会や自治会・老人クラブなどの集まりに出向いて、介護保険や認知症予防に関する講座を開いている。

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