オンラインでのコミュニケーション増加にともなうWeb会議開催と省力化と業務効率を実現

多くの企業がそうであったように、横浜冷凍株式会社様も近年までは取引先企業様との会議や社内会議、各拠点との会議・ミーティングは対面で行われることがほとんどでした。ところが、新型コロナウイルス感染症の拡大により対面でのコミュニケーションが制限され、オンラインでのコミュニケーションが中心となっていきました。これにより浮き彫りになったのが、Web会議開催時の準備にかかる手間と時間の負荷でした。

そこで、2021年の秋にWeb会議システム導入の検討を開始。デモ機の試用を経て2022年1月に『MAXHUB』を導入されました。

「以前と比べて来客が減り、Web会議が大幅に増えました。既存の環境ではカメラやマイク、プロジェクタ等の周辺機器は、システムを管理する部門に予約のうえ、Web会議のたびに自分たちの手で準備しなくてはなりませんでした。配線の接続も非常に手間がかかり、会議開始の10〜15分前から準備を始めないと開始時間に遅れてしまうような状態でした。

Web会議は効率性を求めるもののはずなのに、手間も時間もかかり、多くの社員がストレスに感じていたと思います。どうにかしてこの状況を改善したいと考えていたときにウチダエスコさんから『MAXHUB』を紹介いただいたのです。

オフィスを見学させてもらったあと、1ヵ月間ほどデモ機をお借りして実際に会議等で試用してみたところ、とても使用感が良く効率化が見込めたので、ほぼ即決で導入する運びとなりました」

「導入から間もないので、現在はまだWeb会議での使用がメインとなっていますが、大画面を通じた資料共有は利便性が高いためプレゼンテーションツールとしても活用していきたいと考えています。

ペーパーレス化という観点からも、会議をするにあたって紙の資料を揃えるのではなく、ひとつの画面やデータを参加者で共有することで、使用する紙とコストの削減につながるのではないかと思います。

社内で『MAXHUB』が浸透し使用頻度も増えてきていますので、ゆくゆくは導入台数を増やしていければと思っています」