日々の記録管理を紙ベースから『絆あすなろ台帳』へ
入力時間の短縮と職員間の情報共有の最適化を実現

フェスティーナレンテ株式会社様は、障がい者総合支援法に規定される国の福祉サービスを実施する事業所「ftlビジネス・スクール」「ftlビー・ワーク」を運営する企業です。「就労移行支援」と「就労継続支援B型」、「生活介護」「就労定着支援」「指定特定相談支援」のサービス提供を行っており、主な対象者は知的障がいや発達障がいを持つ方々。開所から3年後の2014年に『絆 障がい者福祉システム あすなろ台帳』（以下、絆あすなろ台帳）を導入された経緯や利用状況・メリットを、代表取締役であり施設長も務められる髙原 浩様に伺いました。

（2021年11月取材）
※コロナ禍での取材のため、マスクを着用していただいております。

現場レベルでの入力作業と事務に必要な情報をスムーズに共有

フェスティーナレンテ株式会社様は、開所から数年間は利用者様の定員が少なかったため、利用者様の基本情報や請求関連情報、支援の記録は紙ベースで管理されていました。ところが、支援業務の拡大と利用者様の定員増にともない、徐々に記録作業の量も増加。職員による日々の入力作業が追いつかない状態になってしまったそうです。

そこで、作業負荷の軽減と業務の効率化を図るべく、管理システム導入の検討を開始。福祉関連の展示会での情報収集や資料を取り寄せての比較検討を重ねました。そして、入力作業のなかでも一番大きなウエイトを占める「支援内容の記録作業」が簡潔にできることと職員間でのスムーズな情報共有を実現するため、2014年に『絆あすなろ台帳』の導入を決定されました。

入力業務の効率化により、業務全体の質と職員の力量もアップ

『絆あすなろ台帳』のメリットについては、以下の3点が挙がりました。

リアルタイムで情報を共有できる

支援活動は事業所内にとどまらないため、利用者様も職員も常に事業所内にいるとは限りません。そのような状況のなかで、イレギュラーな事態が起きたりご家族や支援機関からの問い合わせがあった場合でも、職員の誰もが支援記録等の情報にアクセスでき、迅速に対応できる体制が整えられています。

「職員は、記録を読めばそのときの情景がイメージできるぐらい事細かに支援内容を書き込んでいます。問い合わせ等への対応はもちろんですが、どのような支援や助言をしたかという情報を職員同士が共有できることによって、事業所全体の支援の質と力量アップにもつながっていると感じています」

職員が本来の仕事に集中できる

特に難しいスキルを必要としない『絆あすなろ台帳』が業務の効率化に貢献していることはもちろん、効率化によってさらなるメリットも生まれています。それは、職員が本来の仕事に集中できるということです。

「この仕事、特に現場での仕事を希望する職員は、利用者様との直接的な関わりを思い描いています。PCの入力作業がしたくて職に就くわけではありません。ですので、入力作業が簡潔にでき、本来の支援に充てられる時間の確保につながるということは、非常に大きなメリットです。『絆あすなろ台帳』によって、“人対人の付き合いをしっかりしていきたい”という職員の思いや理想に応える環境が整備できていると思います」

幅広く手厚いサポート体制

『絆あすなろ台帳』の利用開始から1年後には、先々の更新のしやすさを考慮してクラウド版を導入。業務の性質上、更新のために長時間入力作業を止めることは難しいため、早い段階で導入を決断されました。日々動く現場の作業を止めることなく、継続的かつスムーズにご利用いただいています。

「ウチダエスコの担当の方が決まっているので相談しやすく、『絆あすなろ台帳』の使い方だけではなくハード面でのアドバイスもいただいたりしています。我々は専門的な知識を持っているわけではないので、幅広く相談に乗ってもらえてとても助かっています」

利用者様が健康的な生活を送れるように、サポート体制を充実させていきたい

今後は『絆あすなろ台帳』をどのように使っていきたいか、髙原様に伺いました。