コロナ禍を経て非接触、非対面で実施できるWeb会議が一般的になりました。Web会議が日常的なものとなるにつれて、さまざまな課題も見え始めています。今後もビジネスにおいてのスタンダートとなることが予測されるWeb会議。本稿では、Web会議をスムーズに進めていくために、発生しがちな課題を確認し、解決への道を探ります。
Web会議で抱えがちな課題
準備に手間と時間がかかる
さまざまな種類の配線が混乱し、設定するのに担当者の手に余るといったケースも少なくありません。会議を開催する場所によってコンセントが足りないなど、施設的な問題がある場合、余計に手間がかかり、準備に時間を要することになります。
設定や配線ミスによる会議スタートの遅れが発生する
準備をしたはずでも、いざ開始すると不具合が起こり、会議がなかなか始められないこともあります。多くの場合は、PCや会議システムの操作ミス、配線ミスによって発生する障害です。
担当者、ユーザーのリテラシーレベルにより運用が左右される
会議をけん引する担当者や会議の参加者がWeb会議に不慣れな場合もあります。例えば、「資料の共有がうまくいかない」「画面が切り替えられない」「音声のオン・オフがわからない」など、Web会議についてのリテラシーレベルが低いと円滑に運用できません。
進行中に音声や画像が途切れるなどのトラブルが起こる
Web会議は、ネット環境さえあれば開催可能ですが、通信状況や機材のトラブルにより会話や映像が滞るリスクもあります。会議の最中に音声や画像の質が低下すると、参加者のモチベーションが下がり、有意義な話し合いが難しくなるでしょう。
*お客さまのネットワーク通信環境ならびに、WEB会議ソフトウェアに依存する問題の場合もありえます。
遠隔地とのレスポンスが悪い場合がある
場所を選ばず、通信を介して会議が開催できることはWeb会議の大きなメリットです。
遠隔地にある複数の拠点をつないで、全社的な会議を実施することもできます。ただ、遠隔地を通信で結ぶ場合には、通信環境と機器類の性能がレスポンスの良し悪しに大きく関わります。応答のタイミングがあまりにもズレると、会話の流れが悪くなり、ストレスを感じかねません。
*お客さまのネットワーク通信環境ならびに、WEB会議ソフトウェアに依存する問題の場合もありえます。
Web会議が複雑化している
近年は、オンライン・オフラインの複合形式、テレワーク・リモートワークによる複数個所からの参加など、Web会議へのニーズも多様化しています。利用している機材によっては、こうした複雑化に対応しきれていないため、結局はバラバラに開催せざるを得ないケースも少なくありません。
Web会議をするために必要な設備
上記でみてきた課題の多くには、機器別や設備、搭載された機能が大きくかかわっています。
一般的に、Web会議では以下のような機材が必要です。
PC
各端末にWeb会議アプリなどをインストールし、参加者が会議への出席、資料・データを共有するために使います。複数のPCを準備する場合は、すべてにアプリをインストールし環境設定も揃えます。
Web会議システム
オンライン会議を実施するためには、ソフトやアプリを端末にインストールします。Web会議システムには、現在さまざまな種類が提供されており、無料・有料など利用条件によって機能も異なります。セミナー向けの「1対多数」、各自が発言しやすい「多数対多数」など、利用目的に合った機能、参加可能人数などをチェックして、用途に合ったサービスを選ぶことが求められます。
テレビモニター
会議を開催する場所に設置し、大画面で複数人が同時に視聴する際に使用します。オンライン会議システムをインストールしたPCとの接続や画面調整などの設定が必要です。
マイク、スピーカー
PC端末などのマイクでは脆弱な場合、明瞭な音声を伝えるために使います。会議室では、明瞭さが低下するため、広さや参加人数に合わせた音質・音量レベルの調整が必要です。また、同室でのエコー現象を回避するには、複数人でマイクを使う際にエコーキャンセル機能・マイクオフなどで対応することが求められます。
マイクの感度を上げれば音は大きくなりますが、一方で音声以外の雑音も大きくなりがちです。近くの人と遠くの人で声の入り方が異なるため、マイクの設置場所にも配慮しなければなりません。
機材が多ければ、それだけWeb会議で必要な機能が充実しますが、一方で設定の手間と時間、知識が必要です。
障害が発生した場合も、その原因を突き止めるためにすべての機材をチェックする必要があり、対応にかなりの時間がかかる可能性があります。
オールインワンミーティングボードという解決方法
Web会議を円滑に運用するためには、事前準備を確実に行うことが重要です。
配線の問題を少しでも解決するためには、「スピーカーフォンを複数台使う」「オンライン用ハブを使う」などの方法があります。しかし、上述したように機材が増えるとその分、作業の負担も増加します。そこでおすすめなのが、カメラやマイク、スピーカー、WindowsOS(*1)が搭載された「オールインワンミーティングボード」です。
Web会議に求められるすべての機能が搭載されているため、電源を入れるだけですぐに会議を開始できます。オールインワンミーティングボードなら、複雑な配線やPC・機器類の設定が不要で、設置作業の負担がありません。WindowsOS(*1)搭載のため「Zoom」「Google Meet」「Microsoft Teams」「WebEX」など複数のWEB会議システムに対応し、多様なWeb会議へのニーズを満たすことができます。
特に便利なのがケーブル不要かつワンタッチで、同時に複数のデバイスから画面表示・共有が可能となる機能です。MAXHUB同士に限られますが、ホワイトボードへの書き込み、資料の共有はもちろん、遠隔地からの書き込みもできます。ワイヤレスドングル使用で異なるPCの画面切り替えが即時にできるため、発表者の交代もスムーズです。
カメラ（CFシリーズ）は、自動フレーミング機能があり、人の肌色を感知し、自動でカメラフレームに人を入れる機能があります。話している人の顔をフレームアウトさせることがないため、会議をスムーズに実施できるでしょう。（4K画素・対角画角：99.6度 水平画角：91.9度 デジタルズーム機能：最大倍率３倍）MAXHUB内蔵マイクの有効範囲は、8m・180度です。
範囲で自由度が高く、さまざまな会議室に対応しています。会議場所が急に変更となっても、再設定の必要はありません。もちろん、Web会議だけではなく、リアルシーンでも参加者に内容がしっかりと伝えられる会議ツールです。
*1 Windows10 lot Enterprise2021
ツールと環境の見直しがWeb会議を進化させる
Web会議の浸透により、会議開催の自由度が広がりました。しかし、準備や設定の負担がかかったり、不明瞭な音声や画像でストレスを感じたりといった課題も生じています。オンライン会議が当たり前となる時代に、より質の高いWeb会議を可能とするためには、新たな進化が必要です。スムーズ、かつスマートなWeb会議を実現するためには、ツールと環境の見直しが求められます。
必要機材を集め、整えるという考え方から脱却し、オールインワンミーティングボードのシンプルさに目を向けてみてはいかがでしょうか。
