指導要録の作成、校務支援システムでどのように効率化できる？
実際の操作画面で見る『スコーレV3』機能と特徴
学習指導要領の改訂に伴い、指導要録が新様式に変わりました。中学校では令和3年度から全学年で全面実施となります。高等学校では令和4年度の高校1年生から年次進行で実施され、指導要録にも観点欄が加わります。評価方法を含め、対応を検討中という学校も多いのではないでしょうか。
こうした中で、切実さを増すのが業務の負担軽減です。「指導要録の作成」は、校務支援システムで大幅に効率化できる業務のひとつです。そこで今回は、『スコーレ』でどのように指導要録の作成業務を行えるのか、実際の操作画面で解説します。観点別評価に対応した『スコーレ』のリニューアル情報についてもご紹介しますので、ぜひお読みください。
データ活用で入力の手間を削減。調査書との枠数の違いにも対応
『スコーレ』の指導要録作成では、様式1（学籍に関する記録）や、様式2（指導に関する記録）の「各教科・科目等の学習の記録」については日常業務で入力した既存データが自動的に反映されます。新たに入力が必要なのは、主に所見部分のみとなります。ここでは所見の入力操作のポイントを紹介します。
必要欄のみ入力できる仕様でミスを防止
年度ごとに情報を加筆していく指導要録は、その年には入力が不要な欄もあります。『スコーレ』はそうした欄には入力操作ができない仕様になっています。
画像は第3学年の操作画面です。該当学年以外の欄はグレーになっており、過年度の記載内容を読むことはできますが、編集・削除などの操作はできません。これにより「誤った学年の欄に入力してしまった」「過年度の記録を上書き・削除してしまった」といったミスを防ぐことができます。
調査書データの活用で効率アップ。調査書にそろえた6枠形式も
最終年次の指導要録作成では、調査書のデータを活用できます。「調査書コピー」ボタンをクリックすると調査書の内容が複写されるので、それをもとに指導要録用の所見を編集すれば、効率よく作業を進められます。
『スコーレ』の大きな特徴となるのが、「総合所見及び指導上参考となる諸事項」の入力画面です。この項目は、文部科学省の参考様式では【1学年1枠】になっていますが、『スコーレ』では【1学年6枠】の形式も提供しています。調査書の「指導上参考となる諸事項」（1学年6枠）に合わせた『スコーレ』オリジナルの仕様で、同じ形式にそろえることで、指導要録と調査書の相互の複写をスムーズに行えます。
指導要録の「総合所見及び指導上参考となる諸事項」を「1学年1枠」「1学年6枠」のどちらにするかは、スコーレ導入時に選択します。 「1学年1枠」を選んだ場合、調査書との相互の複写は下記のように行います。
・指導要録(1枠)から調査書(6枠)への複写
指導要録に記載されている情報が、調査書の(1)の枠にすべてまとめて複写される。必要に応じて該当する枠に貼り付け直し、編集する。
・調査書(6枠)から指導要録(1枠)への複写
調査書の6枠に記載された内容がまとめて1枠に複写される（各枠の記載内容の頭には(1)～(6)の番号が振られる）。必要に応じて編集する。
定型文登録で入力の手間を削減
よく使う文章を「定型文」として登録できるので、何度も同じ入力を繰り返す必要がありません。登録は管理者が行い、学校全体で共通の定型文を使用できます。入力時は「参照」ボタンで開いた小窓から、使用したい定型文を選択します。例えば「総合的な探究の時間の記録」に、学年共通で実施した学習内容を入力する時などに便利です。
授業以外の特別活動の記録もワンクリックで複写
部活や委員会、資格など、特別活動に関する情報は、日常業務で蓄積された既存データを「コピー」ボタンで複写できます。「生徒一人ひとりの情報を確認しながら入力する」といった作業が不要になり、ミスの防止にもつながります。
クラス一覧表示で確認もスムーズ。細かな機能も効率化のポイントに
入力操作だけでなく確認や印刷などの作業も効率化のポイントになります。ここでは、業務効率化を支える便利な機能をご紹介します。
チェックリスト機能でクラスのデータを一覧表示
所見部分は、入力はもちろん内容の確認作業にもかなりの労力を要するのではないでしょうか。こうした時に便利なのがチェックリスト機能です。
「総合的な探究の時間の記録」「特別活動の記録」「総合所見及び指導上参考となる諸事」の3項目に設けられた機能で、クラス全員分の入力内容を一覧で出力することができます。各生徒の記載内容を比較したり、確認したりしたい時などに、一人ひとりのデータを開いたり閉じたりする手間がないので、効率よく作業を行うことができます。
レイアウト調整や印刷も手間を省いて効率化
指導要録など帳票類の作成では、「枠内に収まらない」「バランスが悪い」など、体裁を整える作業に意外と時間がかかってしまうことがあります。
『スコーレ』では、
- ・フォントサイズは「大」「中」「小」の3種類から選べる
- ・所見入力画面で表示されている通りに印刷ができる
- ・禁則処理を自動で行える
などの機能で、手間をかけなくても読みやすいレイアウトに整います。
印刷設定も豊富です。
- ・印刷ページ指定
- ・片面印刷／両面印刷の選択
- ・未履修科目の印字有無
といった細かい設定ができるので、学校独自のルールなどに合わせた指導要録の作成に役立ちます。
レイアウトに関する機能 は、こちらのコラム で詳しくご紹介しています。あわせてお読みください。
観点別評価に対応し、令和４年度『スコーレ』もリニューアル
令和４年度から、高等学校でも観点別評価が始まり、指導要録には「各教科・科目等の学習の記録」「総合的な探究の時間の記録」「特別活動の記録」に観点欄が加わります。記載する内容が増えるだけでなく、評価基準を見直す必要を感じている学校も多いのではないでしょうか。
さまざまな対応が求められる先生方を“使いやすさ”でサポートするため、令和4年度『スコーレ』もリニューアルを予定しています。観点別評価が追加されてもスムーズに作業が行えるよう、画面構成や入力機能をはじめ、新様式の指導要録に対応したシステムの開発を進めています。
こうした対応を年間保守契約内で行っているのも『スコーレ』の特徴です。
校務支援システムで帳票類を作成する場合、様式が変わるたびにシステムの仕様変更やレイアウト変更を行わなくてはなりません。しかし、他社の校務支援システムのなかには別途カスタマイズ費用が必要となるものもあるようです。
『スコーレ』なら、今回のような法令改訂による変更には、追加費用をかけずに対応することができます。改訂のたびに運用を検討する必要がなく、長期的に安心してお使いいただけます。
まとめ
本記事では、『スコーレ』での指導要録作成についてご紹介しました。
今回の指導要録の様式変更で、高等学校では来年度から「1年生は新様式、2年生以上は従来様式」と2つの様式を扱う期間が発生するなど、業務の混乱が懸念されます。
さらに、文部科学省が今年7月に出した令和7年度（2025年度）入試に関する通知のなかで、調査書の様式変更が予告されましたが、それによると調査書には観点別評価の項目は追加されない見込みです。つまり、令和4年度入学の高校1年生が大学受験をする時には、「指導要録には観点別評価の記載があるが、調査書にはない」という状態になるようです。帳票類の作成や管理はより複雑になるかもしれません。
その時を迎えても対応に苦慮することがないよう、今から校務支援システムの導入や見直しなど、早めの対策を検討してみてはいかがでしょうか。
来年度から始まる観点別評価に向け、『スコーレ』では、さまざまな用途を想定して改修を進めています。本記事でご紹介した観点別評価に関連する機能は、今年度中にご提供していきます。
『スコーレ』の実際の操作や画面の動きをご覧いただける「オンラインデモ体験」を随時開催しています。
校務支援システムの導入・運用に関するご相談にもお応えしています。ぜひ、ご参加ください。
