補助金を活用してiPadとマットセンサーを導入し、『絆』と連携
今後はさらなるICT活用に期待

社会福祉法人菅生会様は、2001年に東京都あきる野市で特別養護老人ホーム「ほたるの郷」を開設。2012年には「第二ほたるの郷・こいかわの郷」を開設し、現在は、特別養護老人ホーム、ショートステイ、デイサービスを運営しています。2005年に『絆 高齢者介護システム』(以下、『絆』)を導入。2019年から2020年にかけて、一部に補助金を活用しながら『絆』のシステム切り替え、サーバ導入、iPad・マットセンサー・Wi-Fi環境整備を行いました。事務長の宮﨑幹雄様に、『絆』導入の経緯や使用してのご感想などを伺いました。

（2021年5月取材）
※コロナ禍での取材のため、マスクを着用していただいております。

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『絆』導入の決め手は丁寧なサポート。複雑な補助金申請の手続きも安心

「ほたるの郷」開設当初は他社の介護システムを使っていた菅生会様。入力を行う現場スタッフの評判が良くなかったため、システム入れ替えを決断しました。半年以上かけて複数のシステムを入念に比較検討し、2005年10月に『絆』を導入しました。スタッフから「使い勝手が良い」という声が一番多かったのが『絆』だったそうです。

2019年には、経済産業省のIT導入補助金を活用して『絆』のシステムを最新版に切り替えました。2020年には東京都のICT活用促進事業補助金を利用して、「ほたるの郷」にiPadと見守り支援機器のマットセンサーを導入。Wi-Fi環境を整備し、これらのICT機器と『絆』を連携できるようにしました。

「IT導入補助金とICT活用促進事業補助金、どちらの申請もウチダエスコに協力してもらいました。ウチダエスコの担当者がヒアリングして書類をまとめてくれたので、日々の業務に差し支えなくスムーズに手続きを行えました。補助金申請の書類は非常に複雑なので、サポートがなければ作り上げるのは難しかったと思います。補助金が下りたおかげで、一気にICT導入を進めることができました」（宮﨑様）

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『絆』導入後に見えてきた課題

『絆』を導入した後、日々のシステム運用や業務の進め方について、以下の課題が見えてきたといいます。

データが施設ごとに分かれていて、管理が煩雑

「ほたるの郷」と「第二ほたるの郷・こいかわの郷」で別々にデータ管理を行っていたため、法人全体としての数値を見るには、それぞれの施設で入力したデータをExcelに落とし込んで加工・集計する必要がありました。作業が煩雑だったため、データを一本化したいと考えていました。

入居者の見守りが難しい

入居者の中には、夜間に動き回ってしまう人もいます。転倒事故につながる可能性もあるので注意が必要です。しかし、夜間はスタッフの数が限られているため、見守りの負担が大きいという課題がありました。

手書きの介護記録の管理に手間がかかる

パソコンにインストールされた『絆』を使っていたのは、特定のスタッフだけでした。スタッフ全体で共有する報告書や申し送り事項はノートに手書きしていたため、記入に時間がかかっていました。また、統一された書式がなく人によって書き方が違うことや、わざわざノートのある場所まで行かないと読めないことも課題でした。

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課題に対して、ICTを活用した改善策をウチダエスコから提案

ウチダエスコは、菅生会様が感じていた課題に対して、一部に補助金も利用しながらICTを導入して改善するプランを提案。2020年には「ほたるの郷」にサーバを導入し、VPNで各施設を接続しました。サーバに『絆』を導入してデータを集約できるようにした上で、「ほたるの郷」にiPad、マットセンサー（下記参照）、Wi-Fi環境を導入しました。「第二ほたるの郷・こいかわの郷」にもiPadを導入しています。
これらの対応によって改善された点は以下の通りです。

サーバ導入でデータ管理を一本化

データが集約されたため、手作業で加工・集計する煩雑さから解放されました。

マットセンサーで見守りの効率化

夜間の動きが激しい入居者のベッドにマットセンサーを設置。ベッドを離れるとマットセンサーが反応し、パソコンに通知が届きます。スタッフは入居者がベッドを離れたことをパソコンで確認できるようになりました。

介護記録をデータ化

スタッフにiPadを使って『絆』に報告や申し送り事項を入力してもらうようにしています。iPadが手元にあれば、施設内のどこにいてもリアルタイムで確認できるようになりました。また、書式が統一されたことで、誰が読んでも理解しやすくなりました。

宮﨑様は、今後のさらなる改善について、次のように語ってくださいました。

「マットセンサーとiPadを連携して、夜勤のスタッフが通知を瞬時に確認できるようにする予定です。そうすれば、夜間業務の負担をもっと減らせます。あとは、iPadを使って『絆』に入力することがスタッフ全体に浸透すれば、業務効率化が進むと考えています。申し送りの機能は特に重要です。スタッフ間で迅速に情報共有できるようになるため、飛躍的に効率が良くなると期待しています」

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今は試行錯誤の段階。慣れてきたらICTをさらに活用したい

宮﨑様に、『絆』を使ってみての感想をお聞きしました。

「『絆』のシステムは使いやすいので、不満はありません。最近では国に提出するデータの種類が増えているので、『絆』をうまく利用して効率化したいと思っています。ウチダエスコに相談するとサポートしてもらえるので助かっています」

iPadの導入に関しては、「ずっと手書きの報告書を使ってきたスタッフからは抵抗もありました」と話してくださいました。

「苦手意識を持っている人にもiPadを利用するメリットを説明しながら、時間をかけてスタッフ全体に浸透させようとしています。今は、使い方に慣れてもらいながら運用している段階です。一方で、iPadの活用に興味のあるスタッフからは『こういうこともできるのでは』と意見が出てきているので、今度取りまとめてウチダエスコに相談したいと考えています」

最後に、菅生会様の今後の展望と、ウチダエスコに期待することについて伺いました。

「ウチダエスコからの提案と、補助金申請のサポートがあったおかげでICT導入に踏み切れました。ウチダエスコには感謝しています。ICTで実現できることは多いので、長期的に考えて、次のプランを練っているところです。スタッフにとっても利用者様にとっても、より良い環境にしていくために、改善できるところがあればまた提案してもらいたいと思っています。ウチダエスコは、菅生会のことをよく理解しているし、それをシステムに反映してくれています。これからもサポートをお願いします」

ウチダエスコがお客様を支援する範囲は、システムやICT機器の知識だけにとどまりません。今後も、利用できる補助金があればご提案し、申請手続きも含めてサポートしてまいります。