事例紹介校務支援システム スコーレV2
村上学園高等学校 様

校務支援システム「スコーレ」導入で、データ管理の属人化を解消
使いやすく直観的なUIはPC操作が苦手な先生にも好評

(※)ユーザーインターフェイス

「社会に通用する人材育成」を理念に掲げる村上学園高等学校様は、全日制スタイルの通学型通信制高校です。2012年の開校以来 、成績や出欠席をはじめ、生徒に関するデータ管理はすべて手書きや表計算ソフトで作業していたため、帳票類の不備や作業の属人化など、様々な課題が発生していました。それらを解決するため、2018年度からスコーレの運用を開始します。導入前、全クラスのデータ管理を担当されていた吉岡春海(よしおか しゅんかい)先生に、スコーレ導入前後の校務の変化についてお話を伺いました。

開校以来、あらゆる帳票類は手書きで作成、フォーマットも不統一

データ管理を担当されていた吉岡春海先生

開校からしばらくの間は、生徒に関するデータの作成・管理などを、すべて紙ベースの手作業で行っていたという同校。エクセルのような表計算ソフトも使われておらず、各先生が独自のやり方であらゆる資料を作成していたといいます。

「紙での管理を行っていたときは、出席、単位、内申書、調査書など、すべての資料を各先生が手書きで作成し、フォーマットも統一されていませんでした。実は、過去、エクセルを使っていたこともあったそうなんです。でもエクセルは複数で同時にファイルを触ることができません。かえって非効率だということで、結局やめてしまったという経緯もあったようです」

エクセルに移行するも、作業の属人化や入力ミスという課題に直面

吉岡先生が同校に着任したのは、2017年度。当時の手書きによるデータ作成の様子について、
「これではいかん!と思いましたよ(笑)。そこで、まず自分のクラスのデータをエクセルで管理するようにしました。すると、その様子を見ていたほかの先生方から、うちのクラスでも使いたいという要望が出るように・・・。結局、全校分のクラスのファイルを作ることになったんです」
と振り返ります。

しかし最初に吉岡先生が組んだエクセルのマクロに、まさかのミスがあり、その影響が全校のデータに及ぶといった問題が発生。本来、データ管理は校務分掌的には吉岡先生の担当ではなかったものの、ほかに対応できる人がいなかったため、結果的に、多くの先生方や、なによりも生徒に大きな迷惑をかけることとなってしまいました。

開校以来の手書き処理からエクセルでの管理へと移行し、作業の手間が削減される一方で、人為的ミスが発生して対応に追われていたころ、校長先生が校務支援システムの情報を入手します。ウチダエスコ含め、全3社の製品を比較検討した結果、パッケージ版のスコーレを選択したのは2017年11月。導入によってどのような変化があったのでしょうか。導入前の課題について具体的に伺いました。

解消されない「作業の属人化」。背景には若い学校ならではの事情も

「成績管理でいえば、まずエクセルにテストの点を入力。平常点と合算して、5段階評価を算出し、通知表として印刷できるようにフォーマット化するようにしました。しかし、エクセルは基本的に『表計算ソフト』なので、エクセルに馴染みのない先生にとっては、入力作業が分かりにくかったようです。結局、大部分のデータ入力を一部の教員でやることになりました。入力作業といっても全校分となるととても骨の折れる作業です。春休み、夏休みは、ほぼその準備に時間を費やしましたよ」

マクロを組むだけでなく、その後のデータ入力も一部の教員が担当することとなり、作業のさらなる属人化という問題も浮き彫りになります。また、入力ミスやデータの整合性に不備があっても校内にチェック機能がなく、エクセルを使ってたった一人で対応することの限界も見えてきたといいます。

「学校が創立されたのが2012年。うまくシステム化が進まなかった背景には、学校としても若く、きちんとした校務の取り決めや、誰が何をやるのか体系的に決まらないまま、日々の業務にあたらなくてはならなかったということもあると思います。『自分のクラスのことは自分でやる』が基本で、進路担当などと情報を共有して生徒の進路を検討する、といった文化がまだありませんでした。各担任がすべての作業を行わなくてはならず、時間に追われる。その結果、『できる人に頼む(ほうが早い)』ことが多くなり、特定の人に仕事が偏りがちになってしまったのだと思います」

これらの課題が、スコーレによってどのように改善されたのでしょうか。

使いやすいUIが作業の属人化を解消。独自のマニュアル作成でさらに便利に

スコーレを導入した効果について、吉岡先生は次の2点を挙げてくださいました。

「スコーレは、直感的に分かるUIで誰でも使いやすく、パソコン作業やソフトの操作に不慣れであっても、各自でデータの入力ができるようになりました。また、データ管理を一元化することによって、情報が資料によって異なるといった問題が解消しました。複数人が同時に並行処理をすることもでき、『データを更新したと思ったのに古いデータが残ったままだった』ということもなくなりました」

また、何よりもよかったのは、吉岡先生自身の精神的な負荷が軽減されたことだそうです。

「スコーレ導入のときは、初年度ということもあり、マスターを作成するために前年度までのデータを入力するという手間はありました。でも、全クラス分のエクセルをゼロから作るという大きな責任がなくなったので、精神的にはとても楽になりました。おかげさまで、2018年度末には進路関係の帳票類をすべてスコーレから出力することができました」

また、誰もがいつでもスコーレを操作できるように、独自の工夫を重ねてきました。

「システムが苦手な先生もいますし、作業によっては年に1回しかしないものもあります。そこで、誰もが使えるように、作業ごとに『成績入力編』『指導要録入力編』など、当校独自のマニュアルを作成しました。年度更新作業なども、これを見ながら誰でも行えるようになったのではないかと思います。また、このマニュアルには、『点数が〇~〇点の場合は、5段階評価の4になります』といった当校の内規も盛り込みました。学校での業務時間が限られている非常勤の先生方にも便利に使ってもらっています」

通信制高校ならではの出欠席管理、進路資料作成などへの対応に期待

スコーレの導入から約1年(取材当時)。最後に、今後の課題やスコーレで対応していきたいことについて、伺いました。

「パッケージ版のスコーレは、『全日制』が基本になっているので、『出席』ベースなんですよね。当校は通学型通信制という珍しいスタイルを取り入れており、週に1日登校するというコースがあります。このコースの場合、今のシステムでは残りの4日が『欠席』扱いとなり、出席すべき日数から引かれてしまうんです。また様々な理由で毎日通学できなかったり、コースをひんぱんに変更したりする生徒もいます。こういった出欠席管理については、スコーレでは対応できないので、今はエクセルで管理しています。 生徒が事情によって登校できない期間については、欠席が理由で単位を落とすことがないよう、備考欄に情報を書き込めるようになっているとさらによいと考えています。 ほかにも、『クラスごと・時間ごと』の出席簿を作りたいなど、要望はいろいろと・・・。ぜひスコーレの改良を期待しています!」

最後に村上学園高等学校としての、今後の展望を伺いました。

「近く、電子黒板を導入します。時代のIT化に対応し、生徒たちが直感的に分かる授業をしたい。生徒用のPCも入れ替える予定です。それに伴って、エクセル検定やワード検定、英検、漢検などの検定にも力を入れ、社会に出てから発揮できる力をつけ卒業させたいと思っています。社会に通用する人材育成をより具現化していきたいですね」

お客様について

村上学園高等学校

【ホームページ】
http://murakami-gakuen.com/

【所在地】
香川県丸亀市幸町1-10-16

【校風】
全国でも珍しい全日制スタイルの通学型通信制高校。進学コース、総合コース(いずれも週5日通学)と、週1日通学のコースを設け、生徒一人一人の学力に応じた指導を行っている。ボランティア活動などを通じて、社会性・コミュニケーション能力を養い、「社会で通用する有為な人材」を育てる教育を進めている。

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