校務支援システム「スコーレ」のカスタマイズ対応力と専任SEのサポート力が教職員の負担を軽減

旧システムの開発会社の撤退に伴ってスコーレを導入した明治学院高等学校。新しいシステムを選定する際にもっとも重視したのは、学校の要望を実現する「カスタマイズ」が可能なことと「専任SEによるサポート体制」があることでした。
プレゼンを行い3～4社を比較した結果、この2点において最も対応力の優れたウチダエスコのスコーレを採用。導入から7年目を迎え、現在どのようにスコーレが校務支援に役立っているのか、同校で教務を担当されている柴田学先生にお話を伺いました。

パッケージにない機能はカスタマイズで対応

同校が必要とする機能のうち、もともとパッケージとしてスコーレに備わっているものもありましたが、必要に応じて新たにシステムをカスタマイズすることにより、次の3点で校務が効率化されたと柴田先生は話します。

履修登録や内部推薦、指定校推薦の検討用資料の作成が簡単に

また、同校では、系列大学への推薦にはいくつかの区分があり、それぞれ成績や欠席数で受験資格を決定しています。

「どの生徒がどの推薦区分で進学するか、進路指導部が検討するための資料を教務部が作成します。すでにスコーレで管理しているデータを取り込むことにより、簡単に検討用の資料が作成できます。指定校推薦に関わる資料も作成できるので、大いに助かっていますね」

指導要録や調査書、通知表などの入力・出力が楽に

重複する項目の多い調査書と指導要録は、ボタン操作ひとつで相互に利用ができるようになり、二重登録の手間が削減されました。3年生の場合は、受験のために調査書を先に作成し、その内容を指導要録に活かすこともできます。 また、登録してある生徒情報に不備が見つかった場合、前年度に戻って修正ができるという利便性も、先生方の評価を得ています。

「それまで『年度更新作業』は、年度を越えての管理ができなかったため『絶対に修正が効かない』非常に気を張るものでした。ミスがないのはもちろん大前提なのですが、万が一のときは修正が可能になったことで、年度更新作業に対する気持ちのハードルが下がりました」

通知表の所見も、過去(前学期など)のデータを見ながら、成績入力やコメント記入ができる機能が新たに加わり、成績の推移を確認しながら作業ができる点が使いやすくなったといいます。別のソフトなどで下準備しておいたコメントを、そのまま張り付けられるので、作業の効率化も図れるようになりました。

グループウェア機能の活用で情報を確実に伝達

スコーレには、グループ内で情報を一元管理するための「グループウェア機能」があります。その機能にある「掲示板」を活用することにより、非常勤の先生方にも、重要な伝達事項が確実に伝わるようになり、業務上のミスが減りました。

「伝達事項は、生徒移動、つまり『休学』『休学からの復帰』『退学』など生徒の状況を連絡するのにも利用しています。例えば、本校の『進級予約留学』は、『在学』状態のまま留学することができるという制度なのですが、伝達がうまくいかないと、この制度を利用しているにもかかわらず、誤って『欠時』扱いにしてしまう先生がいました。掲示板を使うことで先生方に確実に情報伝達できるため、こういったミスもなくなりました」

専任SEによるリアルタイムなサポートで運用もスムーズに

ウチダエスコでは、同校のカスタマイズプログラムを把握している専任SEを設け、いつでもサポートする体制が整っています。ちょっとした質問や相談なら、電話やメールで即解決できる点は、スコーレの使用頻度が高い教務担当の先生方を中心に、高評価となっています。

「電話やメールで解決できない場合は、リモートメンテナンスの対応をしていただくことで、スピーディーに解決します。スコーレは『リモートコール』というヘルプデスクセンターの環境が整っているので大変便利です。それまでは、担当エンジニアの方に学校まで来ていただいての対応だったので、問題解決までにタイムラグが発生したり残業が多くなったりしたこともありました。リモートメンテナンスのおかげでそれがなくなり、業務の効率化、残業時間短縮になっています。年度更新作業をする時期になると、担当エンジニアから連絡をくださることもあり、安心です」

今の課題とこれからの校務支援システムに望むこと

高大接続改革などへの対応など、大きな変革期にある高等学校の校務支援システム。そんななか、校務支援システムのあるべき姿や業界が目指している方向性など、ウチダグループによる豊富な情報提供によって、今後に備えることができているといいます。

「早くて的確な情報は非常に助かっていて、教育に強いウチダグループならではの強みだと思います」

※注:同校では旧バージョンのスコーレ2010を使用しています。現行バージョンのスコーレV2では対応している機能です。