コラム校務支援システム スコーレV2
校務支援システム導入のポイント(第2回)

校務支援システム導入成功の秘訣(前編)
「全員参加」と「スモールスタート」がポイント

校務支援システム「スコーレ」の営業担当者とSE担当者が「校務支援システムをスムーズに導入するために、これだけは知っておいていただきたいこと」をまとめた3回シリーズ。2回目のテーマは、「システム導入を成功に導くためのポイント」の前編です。少し遠回りに感じられるかもしれませんが、スムーズに運用するために大事なことばかりです。

他人まかせは厳禁! 運用に携わる教職員全員で考えよう

校務支援システムの導入が決まると、詳細な仕様を決めるためにシステム会社との会議が開催されます。

「校務支援システムは、導入が決まってから運用開始まで1年前後を要します。
その間に開催される会議には、できるだけ多くの方に参加してほしいですね。
校務支援システムの運用がうまくいっている学校は、
導入前の会議の際に、各校務を担当している教員や職員が同席することが多いです」
(弊社営業担当者談)

例えば、校長先生や決裁権のある先生、責任者的な立場にある先生だけが会議に出席するケースでは、現場の教職員が本当に必要としているシステムが組めない可能性があります。

そのため、運用後に新たなシステムを追加する必要が生じたり(追加費用が発生します)、使い勝手が悪いシステムとなり活用されなくなったりするケースもあります。

このような事態を避け、現場で必要としているシステムを成功裏に導入するためには、運用が始まる前の会議をどれだけ密に行うかが最大のポイント。

決裁権がある責任者だけでなく、実務を担当する教職員など、運用に関わるすべての皆様が集まって、意見を出し合い、そこで決まった事項を、最終的には「学校全体の総意」としてまとめていただくことが重要です。

機能が豊富なシステムはNGの場合も! 必要最低限の機能からはじめよう

「校務支援システム」といっても、シンプルな作りのものから多くの機能が搭載されているものまで仕様は様々です。

機能が豊富についているシステムでも、使いこなせるのであれば問題はありません。

一方で、
「機能が多いと、新しく覚えないといけないことが増えます。
あまり多すぎると、使いこなせなかったり、システムが複雑になってしまったりして、
徐々に活用しなくなるケースも多い」
(校務支援システムの整備と活用に関する教育委員会向けセミナーにおける講師の発言)
という側面もあります。

このようなことを考えると、「導入時点で必要とする最低限の機能がパッケージになっているもので、かつ、将来的に新しい機能を追加しやすい設計になっているシステム」を選ぶのがよいでしょう。

例えば、「スコーレV2」の基本パッケージなら、学籍管理、個人情報や成績などの一元管理、調査書、通知表、各種証明書の発行など、すべての学校にとって必須の機能がそろっています。また運用開始後に追加できる機能もたくさんあります。

基本パッケージだけならコストを抑えられるので、スモールスタートでの導入が可能です。

その帳票の目的は? 校務をシステムに合わせることも考えよう

仕様決定会議の中で、ある帳票について、「このレイアウトのまま、使えるようにして欲しい」というリクエストをいただくことがよくあります。

もちろん、ご要望通りの仕様変更は可能ですが、すべての校務で今までと同じにするために仕様変更をするのは開発コスト(カスタマイズ費用)が膨らみ、現実的ではありません。

汎用性の高いシステムを導入するメリットを生かすためには、第1回でも触れましたが、「システムを校務に合わせるのではなく、校務をシステムに合わせられないか?」というような発想の転換をおすすめします。

そのためには、ぜひ、弊社担当者に「この帳票と同じレイアウトにして欲しい」ではなく、「この帳票では、こういう処理がしたい。こういう分析がしたい」など、各校務の目的を伝えてください。もしかすると、その目的を達成するのに、従来と同じ帳票を作る必要はないかもしれません。

これまでの経験をベースに、弊社ならではの最適な仕様のご提案ができる可能性もあります。校務のひとつひとつを理解している教職員の皆様とシステムを構築していく弊社とが、ひざを突き合わせて議論を尽くし、細々とした要件を確定していくことが、システム導入成功の秘訣なのです。

まとめ

本記事でご紹介した校務支援システム導入成功の秘訣は、次の3点です。

①仕様の決定は、運用に携わる教職員全員で考える
 運用に関わるすべての教員、職員の皆様が仕様決定に関わり、「学校全体の総意」をまとめましょう。

②システムの導入は、必要最低限の機能に絞る
 必要最低限の機能がパッケージになっていて、かつ、将来的に新しい機能を追加しやすい設計のシステムを選びましょう。

③校務をシステムに合わせる
 システムを校務に合わせるのではなく、業務をシステムに合わせるために、校務の目的を明確にしましょう。

スコーレは、営業担当者とSE担当者の2人体制でサポートしています。
「こんなことはできるのか?」「こんなことをしたいが、大丈夫?」など、どんな些細な事項でも構いません。
お気軽にお尋ねください。

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