コラム校務支援システム スコーレV2
校務支援システム導入のポイント(第1回)

これだけは知っておきたい!
校務支援システム導入を成功させるためのポイントとは!?

校務支援システムを導入したのに、「想定していた使い方ができない」「できると思っていたことができなかった」などといった理由で、システムの見直しを考えている、という話をよくお聞きします。そこで、これまで数多くの校務支援システム「スコーレ」の導入に携わってきた弊社の営業担当者とSE担当者の経験を基に、学校の教員や職員の皆様に向けて「校務支援システムをスムーズに導入するために、これだけは知っておいていただきたいこと」をまとめました。
3回シリーズの1回目は、「導入を検討する前に知っておいてほしいこと」をお届けします。

なぜ、校務支援システムを導入するのか? 目的を明確にしよう

2018年8月、文部科学省が校務の効率化に向けて、「統合型校務支援システムの導入のための手引き」を発表しました。

これには、

「教員の長時間勤務を解消し、 教育の質の維持向上を図るための具体的な解決策の1つとして、 統合型校務支援システムの導入により、 業務の効率化などを図ることが必要である」

と明記されており、校務支援システムは今後、ますます導入が進んでいくと考えられます。

校務支援システムには、様々な機能や特徴を持ったものがあります。
大抵のシステムは、生徒の学籍管理や個人情報、成績、出欠情報を一元管理ができ、
指導要録や調査書、通知表、各種証明書などを簡単に発行できるようになっており、
基本的な部分では同じように見えます。

しかし、いわゆる“校務”には、主に「教員が行う事務」「管理職が行う事務」「職員が行う事務」があり、
システムによって校務のどの部分をカバーしているかが少しずつ異なります。

加えて、グループウエアが充実しているものや、
保健系(健康診断票、保健室来室管理など)の管理に強いもの、
教材提供のサービスが付加されているものなど、それぞれ特徴があります。

スコーレV2を導入いただいた事例のなかには、

「提供される教材が魅力的だったので校務支援システムを導入したが、
本来欲しかった校務支援の機能が物足りず、スコーレV2を導入しなおした」

「校務支援機能が豊富についているシステムを導入したが、機能が多すぎで使いこなせなかった。
このままだとコストばかりかかってしまうので、スコーレV2を導入しなおした」

といった例が少なくありません。
校務支援システムを導入する際は「どの業務をどのように効率化したいのか」といった
導入目的を明確にし、自校に最適なものを選ぶことが重要です。

校務支援システムの導入には、意外と時間がかかる! スケジュール感を理解しよう

次に知っておいていただきたいのは、本格稼働までの期間です。

スコーレV2の導入について、教員や職員の皆様に
「カスタマイズを一切しない場合でも、ご発注から本格稼働まで約半年必要です」
とご説明すると、「え、そんなにかかるの?」と驚かれることがあります。

もっと短期間で導入できると思われるケースが多いのですが、
カスタマイズしない場合でも、仕様の確認、テスト運用など、様々なステップが存在します。

そのため、例えば新年度が始まる4月に本格稼働させたい場合は、
前年度の11月ごろから本格的に準備をはじめるのが理想です。

多くの学校では、成績通知表や成績会議資料などを独自の仕様に合わせて出力する必要があるため、
何らかのカスタマイズを加えるケースがほとんどです。

カスタマイズする量が多いほど、また、カスタマイズの内容が複雑になるほど、
正式ご発注から本格的に運用開始できるまでの期間が長くなります。

他社のシステムから移行する場合は、
今までのデータを新しいシステムに合わせたデータに整備する作業が必要なため、準備期間がさらに必要となります。

これらを考慮すると、導入には1年前後は必要だと考えておいてください。

「業務見直しのチャンス!」ととらえて、日常業務を整理しよう

校務支援システムの導入の際、自校の校務にシステムを合わせようとしすぎると、
オリジナルのシステムをゼロから構築するのと同じになってしまいます。

システムを導入する際は、システムの仕様に業務を合わせることができないか、という観点から業務を見直すことも重要です。

「以前からこうしているから」という理由だけで続けてきたような、
不要な業務やムダな作業がある可能性もあります。

特に私学の場合は独自の校務スタイルをとっているところが多い傾向にあります。

今の校務スタイルしか方法がないと考えず、
目的を達成できるのなら別の仕様を取り入れてみるという発想も必要です。

「システムの導入は、学校の中身を整理する大チャンスです。
学校に合わせて校務支援システムをカスタマイズするという考え方もありますが、システムに合わせて学校の文化をカスタマイズする、つまりそれまで続いてきた面倒な仕組みや古い決まりごとを見直すチャンスでもあるのです。
校務支援システムの導入は、業務の効率化だけでなく、“学校改革“の機会としてとらえることができると思います」

(東北学院中学校・高等学校様の事例はこちらから)

まとめ

校務支援システム導入を検討する前におさえておきたいポイントは、次の3点です。

①校務支援システムを導入する目的を明確にする
 どの業務を、どのように効率化したいのかを明らかにしておきましょう。

②導入までのスケジュールを把握しておく
 本格的な稼働まで、最低でも半年かかることを念頭においてスケジュールをたてましょう。

③導入を業務の見直しのチャンスととらえる
 “システムに業務に合わせる”という考え方も視野に入れ、柔軟性をもって校務全体を見直してみましょう。

校務支援システムを導入する前には、最低でもこれらのことをぜひ検討してみてください。

  • 第2回 校務支援システム導入成功の秘訣(前編) 「全員参加」と「スモールスタート」がポイント(近日掲載)
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