事例紹介絆 高齢者介護システム
深川愛の園 様

『絆』導入で介護記録の作成時間が減少!
業務効率化と介護の質の向上を同時に実現

深川愛の園様は、特別養護老人ホーム・短期入所生活介護事業所・デイサービスセンター・指定居宅介護支援事業所などの高齢者福祉サービスを提供していらっしゃいます。同じ建物内に保育園なども併設された総合福祉施設です。『絆』は2000年よりご利用をスタート。当初は請求業務についてのみのご利用でしたが、2015年より介護記録のシステム化に取り組み、業務効率化に成功しました。今回は、深川愛の園の施設長の小久保様に、『絆』を選択した経緯や、実際に使ってみての感想などを伺いました。

『絆』導入のきっかけは「総合記録シート」に興味をもったこと

深川愛の園の施設長の小久保様

社会福祉法人 聖救主福祉会は、1999年より『子どもからお年寄りまで一つ屋根の下で暮らせる場所』をコンセプトに建て替えを行い、高齢者複合施設である深川愛の園の運営をスタート。キリスト教の価値観に基づく介護サービス(奉仕)を展開しています。そして『絆』は、介護保険が始まった2000年4月に導入しました。

「当時『絆』は、介護報酬請求のためだけの利用でした。介護記録や業務日誌などはすべて紙ベースです。介護記録と業務日誌を残すために、スタッフは業務日誌と利用者ごとの個別ケースファイルに同じ内容の記録を書く必要がありました」

そこで2015年に記録のシステム化の検討を始めます。きっかけは「総合記録シート」に興味をもったこと。介護情報(食事量・水分量・排泄状況など)と看護情報(バイタル、服薬など)を総合的にチェックし重症化(要介護度の上昇)を防ぐ、という考え方に共感したものの、手書きの介護記録で総合的にチェックするのは難しいと感じました。そして何かよい仕組みはないのか探していたところ、『絆』シリーズに総合記録シートがあることを知ります。

「ウチダエスコさんの紹介で、『絆』の総合記録シートを利用している施設に見学に行きました。現場の声を聞きたかったのです。カタログや営業担当者の説明では、現場での利用シーンをイメージできないこともありましたが、実際に使っている方の話を聞き、運用イメージが固まり、導入を決意しました」

記録のデータ化がもたらした業務の効率化

続けて、導入前に気を付けたことについてお聞きしました。

「総合記録シートで使用するマスタの作成にあたっては、導入の半年ほど前から記録作業に関わるスタッフが参加し、どのような形式がよいのか検討を重ねました。また、全フロアで一気に導入するのではなく、約1カ月間、1フロアだけ先行導入をしました。実際に運用するとどのような課題が出てくるのかを事前に確認できたのがよかったです」

一般に介護ソフトのようなシステムは、ITが苦手なスタッフに受け入れられないケースがあります。この点について、導入時の状況を伺いました。

「最初は不満を言うスタッフもいましたよ。でも、当時パソコンには縁がなかった50代後半の⼥性スタッフが“よし、やってみよう!”と前向きな気持ちを声に出し、積極的に取り組んでくれたんです。おかげで一気に風向きが変わって、皆がシステム化に前向きになりました」

導入から3年ほど経った現在、以下のような成果を感じているといいます。

利用者様と関わる時間が増え、サービスの質がアップした

「手書きの記録からパソコン入力での記録に移行して、記録時間が削減できました。その分、利用者様と関わる時間が増え、サービスの質が向上したと思います」

1階から7階まで、各フロアにいるスタッフ間の情報共有が進んだ

「うちは、1階に栄養士、3階に通所専門のスタッフ、4階に看護師、相談員、事務員、5~7階に介護職員と、各フロアにスタッフがいます。今まではフロアごとに記録用紙があり、内容を確認するためにフロアを行き来していましたが、その必要がなくなりました。おかげで、業務効率は飛躍的に向上し、支援にあてる時間が増加しています」

残業が減少した

「事故防止委員会で事故報告やヒヤリハット報告をしています。そのための準備として報告件数の集計などをしているのですが、それが短時間で行えるようになった結果、残業が減りました」

このほかにも、以下のような点で業務効率化が進みました。
・ご家族にご利用者様の生活のご様子などを報告する資料を、短時間に漏れなくまとめられるようになった
・記録を取るときは凡例から該当する項目を選択する機能を使うことで、新人からベテランまで統一した文言を短時間に入力できるようになった
・システム内で業務日誌と個別ケースファイルが連動しているので、二重に入力する必要がなくなった

業務を「絆」にあわせる工夫で、使いやすさを追求

「運用を開始してから、はじめて“これができないのか!”と気づいたこともありました。また、使用上の不具合とまではいえない事象(改行のズレ、画面通りに印刷できないなど)もあります。期待通りにはならないものがあった場合は、『絆』の仕組みに合わせて、私たちの記録の書き方を変えていく、といった対応をしています。少しずつ工夫をしながら、使いやすさを追求しています。

当初の導入目的であった総合記録シートは、残念ながら、まだまだ活用しきれていません。でもこれは意義のあるシートですので、今後は活用していきたいと考えています」

最後に、『絆』に期待することを伺いました。

「あると便利だと思うのは、タブレットで撮った利用者様の画像をタブレットからそのままご家族にメール添付で送ることができる機能です。例えば、患者さんが怪我をした場合、今はタブレットで怪我の状況を撮影し、来園したご家族には画像をご覧いただいて報告しているだけなんです。 もし撮影した画像を患者さんの個人データに保管ができて、さらにご家族にそのままメール送信できるようになれば便利になるし、ご家族との情報共有もスムーズにできますよね。

クラウド化にも期待しています。今は館内にサーバーを置いているので、急な停電や電気工事があると、一時的に『絆』が使えなくなります。データのバックアップも心配です。

近い将来必要になってくるのが、介護ソフトの多言語対応だと思います。うちにはまだ外国人スタッフはいませんが、業界全体では外国人の雇用が増えています。言葉の壁があると、利用者様の正確な記録を残せないので、介護ソフトの多言語対応は必須でしょう」

お客様について

深川愛の園

【ホームページ】
http://f-ainosono.com/

【所在地】
東京都江東区冬木16-7

【特徴】
「赤ちゃんからお年寄りまでいろいろな人が一つ屋根の下で暮らせるように」というコンセプトのもと設立。高齢者向けのサービスとしては、特別養護老人ホーム、ショートステイ、デイサービス、居宅介護支援事業所、地域包括支援センターがある。同じ建物内に保育園などもあり、子供たちとの交流も積極的に行っている。 地域における総合窓口として地域包括支援センターを併設した利点を生かし、自立した自分らしい暮らしの実現を目指しながら、ご本人とご家族が安心して生活を続けられるように支援している。

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