校務支援システムの導入やリプレース。学校オリジナルの通知表はこのまま使える？作業手順は今までと変わる？『スコーレ』でできる解決方法とは？
文部科学省は、ICTを活用した校務の情報化を進めています。
「教育の情報化ビジョン」（2011年）では、2020年度に向けた施策で「全ての学校への校務支援システム普及」を掲げました。どの学校においても、校務システムの導入やさらなる活用を避けて通れない時代になっています。
すでに、何らかのシステムを活用している学校であっても、見直しのタイミングに来ていたり、学校独自のシステムから汎用性の高い校務支援システムへの切り替えを考えたりしている学校も多いと思います。
そのような学校の皆様から「今までのなじみのある通知表はそのままの書式で使いたいのですが、できますか？」とか、「作業手順の変更はハードルが高い。手順は大きく変えずに、利便性を高めたい。可能でしょうか？」といったお声をいただきます。
そこで今回は、このような不安の解決方法について、弊社の校務支援システム『スコーレ』の導入事例を交えながらご紹介します。
学校オリジナルの通知表も、煩雑な履修登録もカスタマイズで対応
校務支援システムでは、通知表などの帳票を簡単に作成できます。
例えば『スコーレ』には、あらかじめ100種類以上の帳票書式が用意されていますが、カスタマイズによって学校オリジナルの書式を加えることができます。
カスタマイズを活用すれば、複雑な業務を効率化することも可能です。
『スコーレ』の導入校でよく行われる、カスタマイズをご紹介しましょう。
通知表のカスタマイズ
帳票類の中でも、特にご相談をいただくのは“通知表”です。通知表は学校の方針が強く出るため、どうしても「現状と同じ書式で」というご要望が多くなります。
実際、『スコーレ』を導入している8割以上の学校が、通知表のカスタマイズを行っています。カスタマイズにあたっては、全く同じ書式がよいのか、追加や削除をする項目がないかなどを先生方とじっくり打ち合わせをした上で、最終的な書式を決定します。
履修登録手続きのカスタマイズ
生徒ごとに履修する科目が異なるため、履修登録は複雑で時間がかかる作業です。必要単位が揃っているかの確認も必須です。また、通信制や単位制など、多様な仕組みをもった学校も増え、履修登録は複雑化する一方です。
『スコーレ』は、複雑になりがちな単位制高校への導入実績も多数あります。さまざまなタイプの履修登録に対応してきたノウハウがあるので、一校一校に合わせたカスタマイズのご提案が可能です。
自校ならではの帳票を『スコーレ』でも継続して使いたい場合や、『スコーレ』の基本機能でカバーできない業務を効率化したい場合、カスタマイズは有効な手段です。
他のソフトや機器とのシステム連携で、使い勝手はそのままに、校務の効率化を実現
統合型のような幅広い機能を網羅する校務支援システムを導入すると、原則全ての校務をそのシステム上で運用することになります。すると、使い慣れたソフトが使用できなくなったり、作業手順が大きく変わったりすることによる戸惑いが出てくるかもしれません。
しかし、『スコーレ』なら心配は不要です。校務でよく利用されているソフトや機器とのシステム連携が可能です。
『スコーレ』と連携実績のあるソフトや機器
- OCR（光学式文字読取装置）
- OMR（光学式マーク読取装置）
- Excel
- 時間割作成ソフト
- 保健管理ソフト
- 学納金収納システム
- 出欠ICカード
- 電子黒板
- Web出願システム など
ただし、カスタマイズやシステム連携が複雑になれば、導入費用が膨らみ、また本稼働までの準備期間が長期化してしまいます。
そのため最近は、「システムを校務に合わせるのではなく、校務をシステムに合わせて変えていこう」という方針のもと、『スコーレ』に搭載されている基本機能の範囲でできるだけシンプルな運用をしつつ、譲れないことや効率化が大きく期待できることだけはカスタマイズやシステム連携をしていこうと考える学校が増えています。
カスタマイズとシステム連携で、複雑な履修登録を簡素化。『スコーレ』導入事例をご紹介
これまで、『スコーレ』はカスタマイズやシステム連携で、使い勝手を大幅に変えることなく、さまざまな校務の効率化が図れることを説明してきました。ここでは、『スコーレ』のカスタマイズやシステム連携を活用した事例を2つご紹介します。
東北の某県立高校（単位制）
『スコーレ』とOCRの連携で、迅速かつ正確な履修登録が実現しました。
『スコーレ』で生徒一人ひとりの個人情報や選択可能な科目名を印刷した履修希望用紙を作成することで、生徒の誤記入や履修科目の誤選択を防止。希望調査後、OCRで読み取った履修希望データを『スコーレ』にそのまま取り込むことで、教員の誤入力や履修希望の読み間違いも防ぐシステムを構築しました。
履修希望用紙を読み解き、選択科目を入力していた作業が一切なくなり、「履修登録にかかる時間を短縮し、入力ミスをなくしたい」というご要望を解決しました。
関東の某県立高校（単位制）
『スコーレ』とOCR、時間割作成ソフトのシステム連携で、時間割作成にかかる作業を大幅に効率化しました。
希望進路ごとの推奨履修科目を示した科目配置図を『スコーレ』に登録。履修希望のOCRデータを『スコーレ』に取り込み、生徒の希望進路と選択科目を照合し、時間割作成ソフトへ履修情報を受け渡すシステムを構築しました。
選択科目の入力、時間割作成に必要な情報の整理といった一連の作業が全て『スコーレ』でできるようになり、「科目配置図の登録、履修登録、次年度の時間割作成などの一連の作業を効率化したい」というご要望を解決しました。
まとめ
校務支援システムを導入、リプレースするにあたり生じるさまざまな不安は、カスタマイズや、他のソフトや機器との連携によって解決できることがあります。ウチダエスコは、25年にわたり全国の中学・高等学校へ校務支援システムをお届けしており、『スコーレ』は150校以上に導入、ご活用いただいています。校務支援システムに関する確かな技術と、豊富なノウハウや導入事例を蓄積していますので、導入やリプレースをご検討の際は、貴校が感じている不安、疑問、ご要望など、お気軽にご相談ください。
『スコーレ』の実際の操作や画面の動きをご覧いただける「オンラインデモ体験」を随時開催しています。
校務支援システムの導入・運用に関するご相談にもお応えしています。ぜひ、ご参加ください。
