校務支援システムで、調査書作成は本当にラクになる？
『スコーレV3』操作性や役立つポイントを実際の画面で解説
教職員の業務負担を軽減するツールとして、文部科学省も導入を推奨する「校務支援システム」。しかし、「本当に業務は楽になるのか？」「どのように作業の負担が減るのか？」など、具体的な活用イメージを持てない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、校務のなかでも多くの労力と時間を要する「調査書の作成」をテーマに、『スコーレ』の具体的な操作性や役立つポイントを解説します。実際の操作画面もご覧いただけますので、ぜひ業務での使用をイメージしながらお読みください。
指導要録や定型文をワンクリックで反映し、入力作業を効率化。
読みやすく整ったレイアウトも手間なく完成
はじめにご紹介するのは入力時の操作特徴です。
『スコーレ』で調査書を作成する場合、
- 1.氏名、住所などの基本情報
- 2.各教科・科目等の学習の記録
- 3.各教科の学習成績の状況
- 4.学習成績の概評
などについては日常業務で入力した既存データが自動的に反映されます。
『主に入力が必要なのは、
- 5.総合的な探究の時間の内容・評価
- 6.特別活動の記録
- 7.指導上参考となる諸事項
など。ここには作業を効率化するさまざまな機能が設けられています。
指導要録の内容をワンクリックで複写。入力の手間を減らし、ミスも防止
「要録」ボタンをクリックすると、1、2年次に入力された指導要録の内容を調査書に複写できます。生徒ごとに複写することもできますし、管理者が学年分を一括で複写することも可能です。
複写した内容をもとに編集するため、大事な情報を書き漏らす心配がなく、作業時間も短縮できます（調査書を編集しても、もとの指導要録のデータは変わりません）。表計算ソフトでありがちな、「誤って別の生徒の情報を貼りつけてしまった」といったミスも防ぐことができます。
よく使う文章は定型文として登録。入力作業を軽減
何度も同じ文章を入力するときは、定型文機能が便利です。よく使う文章を管理者がマスター登録すると、学校全体で共通の定型文を使用できます。入力時は「参照」ボタンで開いた小窓から、使用したい文章を選択するだけ。例えば調査書の「5．総合的な探究の時間の内容・評価」で、学年共通の学習内容を入力するときなどにおすすめです。
必要に応じて編集を加えることもできるので、「記入例を定型文登録しておき、各先生はそれをもとに編集する」といった使い方もできます。
フォントサイズは3種類。“見たまま印刷”などで手間なく読みやすい体裁に
文字のサイズは「大」「中」「小」の3種類。記載内容やボリュームに合わせて、バランスよくレイアウトできます。
さらに文字の自動縮小機能も備えているので、長い文章も自動的に枠内に収まります。自動縮小は「9．出欠の記録」の備考欄も同様。小さい枠でも「インフルエンザ5日、体調不良3日」など、伝えたい情報をしっかり記載できます。
また、表計算ソフトなどを使っていて「画面上で改行位置をそろえたのに、印刷したら崩れてしまい途方に暮れた」といったことはありませんか？ 『スコーレ』では操作画面で見たままの状態で印刷されるので、そうしたストレスがありません。
このほか「、」「。」などが行頭にこないようにする禁則処理も備えており、手間をかけずに読みやすい体裁に整えることができます。
かゆいところに手が届く細かい印刷設定。ナンバリングも自動化が可能
続いては印刷時の操作です。大きな特徴は、「用途に合わせて細かい設定ができる」こと。
例えば下記のような設定が可能です。
- 1.生徒選択：特定の生徒の調査書だけ印刷できる
- 2.3学年枠／4学年枠レイアウト選択：3学年分用の書式と4学年分用の書式の2種類があり、学校運用に合わせて選択できる。
※4学年の枠を使わない場合は斜線を引くこともできる - 3.担任名印字有無：記載責任者名を印字するかどうか選択できる。卒業生に調査書を発行するときに便利
- 4.電子印有無：校長や記載責任者の電子印を印字するかどうか選択できる
自動採番機能も備えています。番号の振り方は学校のルールに合わせて設定でき、調査書の一枚一枚にナンバリングスタンプを押す手間が省けます。
調査書では、学校や先生の方針、生徒の状況などに合わせて記載方法をアレンジしたい、という場面も多いと思います。このように『スコーレ』は各種設定を基本機能として備えているので、システムに特別なカスタマイズを加えなくてもさまざまな場面に対応できます。
まだまだある『スコーレ』の意外なお役立ちポイント。
学校からの要望に応えた追加機能も
『スコーレ』の特徴は操作性だけではありません。調査書作成をサポートするスコーレならではのポイントもご紹介します。
「評定」が1行に収まり、レイアウトすっきり
調査書の「2．各教科・科目等の学習の記録」で、見落としがちなのがレイアウトです。
校務支援システムメーカーによっては、同じ科目を複数の学年時に履修した場合、評定が学年ごとに行を分けて表記されることもあるようです。例えば、1年次、2年次、3年次 と「体育」を履修した場合、「体育」が3行表記されることになります。ささいなことのようですが、こうした科目がいくつもあると、表が１ページで収まらず非常に読みにくい調査書になってしまいます。
『スコーレ』では、履修年数に関わらず評定は1行で表記されるので、すっきりまとまったレイアウトに仕上がります。
履修科目が多い学校には特におすすめです。
学校からの要望で追加された機能も
『スコーレ』には、ユーザーのみなさまからの要望で追加された機能もあります。
例えば、印刷設定の「評定1印字有無」や「氏名印字」など。
「評定1印字有無」は、評定が「1」だった科目を「2．各教科・科目等の学習の記録」に記載するか選択できます。「氏名印字」は調査書の2ページ目以降にも生徒氏名を印字する機能です。「調査書を印刷したとき、2ページ目以降に氏名がないと別の生徒の分と混同してしまう」という声に応え、システムのバージョンアップの際に追加されました。
このように、実際に『スコーレ』をご利用いただくなかで見つかるニーズにも柔軟に対応し、使いやすさを追求しています。
様式変更には、年間保守契約で対応
調査書の様式は、学習指導要領の改訂などに伴い、定期的に見直されます。現行の様式は昨年度入試で導入されたばかりですが、令和７年度入試で再び様式が変更されることがすでに通知されています（文部科学省「令和７年度大学入学者選抜実施要項の見直しに係る予告」2021年7月30日）。
法改定による様式変更のたびに、校務支援システムもレイアウトや仕様の変更を行う必要があります。その際、校務支援システムメーカーによっては別途カスタマイズ費用が発生するケースもあるようです。
『スコーレ』ではそうした心配がありません。文科省の要請に伴う変更などには年間保守契約内で対応しているので、追加予算をかけず、スムーズに新様式へ移行することができます。
まとめ
本記事では、『スコーレ』での調査書作成についてご紹介しました。
入力する情報の多さに加え、生徒に合わせて記載方法を変えたり、定期的な様式変更に対応したりと、さまざまな面で調査書の作成には労力がかかります。総合的に業務負担を軽減するためには、そうした細かいニーズに対応できる校務支援システムを選ぶことも大切です。
「実際の業務にシステムの操作特徴がどのように役立つか」という点も踏まえ、貴校に合う校務支援システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
<参考サイト>
文部科学省「令和７年度大学入学者選抜実施要項の見直しに係る予告」2021年7月30日
『スコーレ』の実際の操作や画面の動きをご覧いただける「オンラインデモ体験」を随時開催しています。
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